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HP M401dw物流精简办公需求打出新标准

2014年9月23日 来源:PCPOP 编辑:豆豆 【我要评论】
作为北京首都农业集团麾下的国有大型综合物流服务供应商,北京五元物流有限责任公司凭借其商贸物流一体化的经营理念、丰富的行业经验、雄厚的资源优势、齐全的设备和可靠专业的服务在业界内享誉...    

    作为北京首都农业集团麾下的国有大型综合物流服务供应商,北京五元物流有限责任公司凭借其商贸物流一体化的经营理念、丰富的行业经验、雄厚的资源优势、齐全的设备和可靠专业的服务在业界内享誉盛名。笔者到访的其北京总部位于首都国际机场进入城区的咽喉要道,环抱北京临空经济区、中央商务区、奥运商圈等首都四大经济发展重点产业区,是目前北京市规模最大、设施最齐全的大型综合物流园区之一。除了承担常规的物流服务,五元物流还为诸多大型超市、知名物流公司等企业提供专业级的大型仓库,并为某著名连锁便利店提供全天候的市内配送业务。

    气派的白色仓库、出入频繁的大型卡车、忙碌装卸货的工作人员,给第一次目睹大型物流公司前线工作的笔者留下了深刻印象,同时也引发了笔者的好奇:在如此规模的物流作业下,是什么样的日常办公支持着其运营呢?五元物流的杨经理带着笔者为大家揭开了他们日常办公的神秘面纱。

    A5+双面实现成本控制,高速保证精简办公

    令人惊奇的是,管理五元物流行政业务的人员组成非常精简,杨经理与助理两个人要管控整个公司的行政工作,集中了大量的文印任务,日常打印内容包括内部通知、客户通知、客户资料、车辆通行证等,打印量相对大且稳定。惠普HP M401dw黑白激光打印机的加入使得该办公室的文印工作得到了明显的改观。

    说起M401dw最大的优点,杨经理不假思索地就指出了一个“快”字。在园区中,除了五元物流自己的运输车,还有大量的第三方运输公司提供的各种型号卡车,日均几百辆进出园区的车辆都需要由行政办公室统一打印通行证。此外,仓库内与办公区内经常要张贴各种安全须知、消息通知,要覆盖庞大的园区,这就需要大批量打印。杨经理说:“我们使用了M401dw的专业A5打印功能来处理这类字数不多的文件,它的高速果然名不虚传,即便我们行政办公室人员很少,同样能够迅速完成各种大量的打印任务,并在第一时间将重要的通知告示与通行证等打印出来发放到急需的岗位,不会再因打印速度慢而给其他部门工作造成不便。”通过产品的优化设计,惠普HP M401dw除了在A4打印输出上达到了33页/分钟的标准,其A5打印更是提升到了60页/分钟,在快速的同时还为机器的稳定和输出品质提供了保障。

    最令杨经理满意的地方还有M401dw的自动双面打印功能。不同于其他企业,五元物流一贯对文印浪费现象给予相当的重视并积极地利用各种方法节约用纸,以宣传绿色环保的办公方式。公司需要为每一个客户企业备档资料,方便往来业务的同时也需要为前来检查的部门提供相关资料以供审查。年底的工作报告打印同样是一项不小的任务,不仅页数多,还需要批量的打印。

    “为了有效控制办公成本,双面打印这些材料已然变成了我们办公中的一个习惯,”杨经理说。“但过去使用的打印机并没有自动双面打印功能,全部需要工作人员先打奇数页再手动翻面打印偶数页。这就意味着我们需要来回穿梭于电脑和打印机之间,还要进行检查以防止漏印情况。打印量大时,工作人员得花上小半天时间才能打印完一套材料,根本就干不了别的活。”M401dw自动快速的双面打印功能高效可靠地解决了办公室人力问题。其高达1200x1200dpi的分辨率以及256MB的打印内存使得该机即便在大批量作业时也能够保证输出文件的质量,加快办公作业流程,250页的纸盒容量显著的减少了工作人员添纸的麻烦,高达5万页的打印负荷量处理起五元物流行政办公室的需求也是轻松自如。杨经理的助理补充到:“这类文件就直接放心交给M401dw自动双面打印,又快又省心!”

    无线性能覆盖园区,云端技术远程打印

    五元物流的行政办公室面积不大,但布局紧凑,利用十分合理:两张长方形的办公桌相对而放,桌上除了电脑、办公用品之外还放满了各种材料文件,一个大型的资料柜室靠墙而立用来存放大量的备案资料。在公司配置了M401dw之后,这台小巧的打印机就被放在了办公桌的一角,没有再占据额外的空间。

    公司办公楼内很早就全面覆盖了Wi-Fi信号,也是因为空间紧凑的原因,行政办公室内的电脑都是直接接入无线局域网,尽可能避免多余的线缆占用空间。这一方面能美化办公环境,一方面也实现了更加便捷的办公。杨经理回忆到:“办公室过去的打印机是需要用网线接入才能实现打印。而这台M401dw拥有无线打印功能,我们拿到机器的时候自己进行注册安装,按照步骤提示很快就设置好了无线连接,所有电脑都能在无线局域网中搜索到打印机。M401dw无线性能表现得非常出色,简化了实现打印操作的过程。”

    另一方面,五元物流北京总部的员工时常要到青岛分公司出差培训,培训成果与会议决定也需要在北京总部内以通知的形式张贴发布。这一操作以前只能通过发送电子邮件,由工作人员接收再进行打印来实现。而M401dw配备的ePrint惠普云打印技术为公司提供了一个全新可靠的解决途径。云打印可用于所有支持互联网与电子邮件功能的设备,并且支持苹果、谷歌和微软多平台操作。五元物流也大胆的尝试了这个很“潮”的功能,其设置过程也没有原本想象中复杂:登陆惠普云打印中心,注册好打印机后即可得到一个系统随机生成的邮箱账号。远在青岛的同事可以通过发送邮件的方式将需要打印的文件直接发送给这个邮箱账号,这时候,M401dw就会自动识别操作指令开始进行打印。

    值得一提的是,通过云打印的设置,还可以指定使用云打印功能的邮箱,安全性大幅提升的同时也避免了打印垃圾邮件造成无用打印和浪费。“即便我们几个都去青岛出差,借助这一功能,北京的员工也可以直接在打印机上拿取文件或通知直接进行张贴,免去了再开电脑收邮件等工序,使得我们的办公、通报更具时效性。”杨经理表示这一新时代的打印功能实现了未曾设想过的办公方式。

    惠普HPM401dw帮助五元物流实现了更加优质的文印输出,其先进的配置功能在很大程度上减轻了行政办公人员在打印方面的工作压力,可以让他们更好的处理公司不断发展的业务,如今这台打印机已经成为了五元物流办公室人员不可缺少的好帮手。

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